10 tapaa hyödyntää liiketoimintamuotoilua tieto-ohjautuvan kulttuurin kehittämisessä

Nykypäivän liiketoiminnan ytimessä on data. Tai ei ehkä niinkään data, vaan datan pohjalta saatu informaatio ja informaatiosta jalostettu tieto, jota yritys tarvitsee menestyäkseen. Tiedolla johtamista ja tiedon hyödyntämistä halutaankin yhä useammin laajentaa koko organisaation yhteiseksi toimintatavaksi ja kulttuuriksi. Liiketoimintamuotoilu tarjoaa lukuisia mahdollisuuksia tieto-ohjautuvan kulttuurin edistämiseen.

Tiedolla johtaminen tähtää siihen, että päätökset tehdään faktapohjaisesti intuition sijaan. Data on keskeinen osa päätöksentekoa, ja sen hyödyntäminen on välttämätöntä kilpailukyvyn säilyttämiseksi. Datan kerääminen ja analysointi alkaa olla jo arkea yrityksissä, mutta tiedon systemaattisessa hyödyntämisessä ja koko potentiaalin valjastamisessa on vielä tehtävää. 

Kyse ei ole niinkään siitä, etteikö dataa olisi ja etteikö sen keräämisen ja analysointiin olisi panostettu jo hyvän aikaa, vaan siitä, että tiedon hyödyntäminen näyttäytyy eri puolilla organisaatiota hähmäisenä mantrana. Vain harva jakaa vision siitä, mitä yritetään saada aikaan. Yhteisen vision ja tieto-ohjautuvan kulttuurin rakentaminen on yrityksen johdon tehtävä. Se ei ole IT- tai teknologiaprojekti, vaan matka, jota tulee johtaa yrityksen vision, tarkoituksen ja arvojen kautta. 

Tarvitaan selkeää sanoitusta ja yhteistä suuntaa ja käytännön esimerkkejä.

Tiedolla johtaminen edellyttää, että johto sisäistää tiedon roolin yrityksen liiketoiminnan kehittämisessä. Ainakin seuraaviin kysymyksiin olisi hyvä alkuunsa olla vastaukset, jos halutaan viedä tieto-ohjautuvaa kulttuuria koko organisaation agendalle:

• Mitä tieto tarkoittaa yritykselle?
• Mitä arvoa tieto tuottaa ja kenelle?
• Miten tiedolla tuetaan strategisia tavoitteita ja katsotaan eteenpäin?
• Mitä tietoa tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi?
• Mistä tieto saadaan?

Tiedon hyödyntämisen kokonaiskuvan muodostaminen ja tietotarpeiden jäsentäminen vaatii enemmän aikaa ja resursseja kuin useimmilla johtoryhmillä on vapauttaa. Liiketoimintamuotoilu tarjoaa apua ja työkaluja tieto-ohjautuvan kulttuurin kehittämiseen, tärkeimpien kysymysten, mahdollisuuksien ja pullonkaulojen tunnistamiseen, punaisen langan löytämiseen ja yhteisen vision kirkastamiseen. 

10 tapaa hyödyntää liiketoimintamuotoilua tieto-ohjautuvan kulttuurin kehittämisessä

1. Innostava ja ymmärrettävä visio

Ennen kun lähdetään syventämään datan keruun ja prosessoinnin ja analytiikan toimintatapoja ja työkaluja, tarvitaan selkeä näkemys siitä, mitä tietoja tarvitaan päätöksenteon tueksi. Fasilitoimalla visiotyötä ja syventymällä liiketoiminnan tarpeisiin muotoilija auttaa tunnistamaan, mitkä ovat oleellisimpia kysymyksiä ratkaistavaksi ja minkä haasteiden ratkaiseminen tuottaa eniten arvoa liiketoiminnalle, asiakkaille ja henkilökunnalle tulevaisuudessa.

2. Yhteisen kielen löytäminen

Pureutuminen liiketoimintojen ja asiakkaiden todellisiin tarpeisiin on välillä aikamoista salapoliisityötä, sillä eri funktioissa toimivat ihmiset käyttävät eri termejä ja kiinnittävät huomionsa erilaisiin asioihin. Tiedolle ja sen merkitykselle yrityksessä tarvitaan yhteinen kieli, jotta kaikki puhuisivat samoilla sanoilla samoista asioista. Liiketoimintamuotoilun avulla kaivetaan esiin organisaation, yksilön ja verkostojen antamat merkitykset tiedolle ja tuetaan henkilökuntaa vision ja arjen työn yhdistämisessä.

3. Osallistava data- ja analytiikkastrategia

Työntekijöiden ottaminen mukaan yrityksen strategiaprosesseihin helpottaa yhteisiin tavoitteisiin sitoutumista, tuo hiljaisen tiedon näkyväksi, sitouttaa henkilökuntaa ja tukee strategian jalkautusta. Onnistumista helpottaa strukturoitu prosessi, jonka aikana hajanaiset näkemykset vähitellen muotoutuvat selkeiksi kokonaisuuksiksi. Liiketoimintamuotoilijan roolina on fasilitoida, osallistaa, kuunnella, koostaa, määritellä ja kiteyttää – sekä tukea osallistujia valintojen tekemisessä ja viestinnässä.

4. Pullonkaulojen tunnistaminen

Liiketoimintaprosessien nykytilan ja tavoitetilan kuvaaminen auttaa ymmärtämään, mikäli tiedon hyödyntämiselle on selkeitä esteitä. Datassa voi esimerkiksi olla aukkoja, joiden vuoksi liiketoiminnalle tärkeät mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä ja asiakkaan palvelukokemus kärsii. Liiketoimintamuotoilija auttaa tarkastelemaan tietotarpeita eri näkökulmista. Muotoilutyökaluilla, kuten service blueprintillä voidaan visualisoida kohdat, joissa datan puutteiden korjaaminen tuottaa suurinta arvoa palveluprosessille.

5. Innovointi

Innovaatioprosessit, jossa tunnistetaan uusia ideoita tai jatkojalostetaan aiempia, ovat liiketoimintamuotoilijan tyypillistä osaamista. Liiketoimintamuotoilija voi auttaa ymmärtämään käyttäjien tarpeita ja tavoitteita ja luomaan palveluita ja tuotteita, jotka vastaavat näihin tarpeisiin. Muotoilun keinoin voidaan kehittää yrityksen nykyisiä analytiikkaratkaisuja ja tunnistaa mahdollisuuksia soveltaa tietoa liiketoiminnoissa, prosesseissa ja asiakasrajapinnassa.

6. Ideoiden kuvaaminen

Kehitysideoiden kuvaamiselle voidaan rakentaa dokumentointimalleja, joissa tiivistetään määrämuotoisesti hyödyt, pullonkaulat, arvontuoton mekanismit, mittarit, datatarpeet, datalähteet ja idean toteuttamiseen tarvittavat resurssit. Yhtenäinen formaatti helpottaa ideoiden keskinäistä arviointia, priorisointia ja business casejen rakentamista.

7. Käyttötapausten ja toimintatapojen visualisointi

Muotoilijat ovat kotonaan tilanteissa, joissa laaja määrä tietoa, ohjeita ja pelisääntöjä tulee tuoda yhteen ja kasata helposti kommunikoitavaan ja ymmärrettävän muotoon. Liiketoimintamuotoilija voi auttaa kuvaamaan datan keräämiseen, tallentamiseen ja analysointiin liittyviä käytäntöjä käyttötapausten ja liiketoimintatarpeiden näkökulmasta. Muotoilijalla on roolinsa myös siinä, kuinka tieto esitetään käyttäjille tavalla, joka tukee tiedon hyödynnettävyyttä.

8. Tiedonhallinnan toimintamallien muotoilu

Tieto-ohjautuvan kulttuurin yksi kulmakivi on, että tieto tehdään löydettäväksi. Tieto asuu usein hajallaan yrityksissä, tietojärjestelmissä, kansioissa, verkkolevyillä, ihmisten koneilla ja hiljaisena tietona yksittäisten ihmisten päässä. Kaaosta voidaan setviä kuntoon kuvaamalla ja mallintamalla tiedonhallinnan prosessit, tiedon säilytyspaikat, arkistointilogiikat ja tietoturvakäytännöt. Uusien toimintatapojen kehittämisessä tarvitaan osallistavaa ja ihmislähtöistä asennetta, kykyä tunnistaa syitä vakiintuneiden toimintamallien taustalla, muotoilla prosesseja käyttäjälähtöisesti sekä jalkauttaa uusia toimintamalleja ihmisten arkeen.

9. Datalukutaidon edistäminen

Valmentava johtajuus ja henkilökunnan vuorovaikutusprosessit ovat keskeisessä roolissa uudistumisessa ja tieto-ohjautuvan kulttuurin rakentamisessa. Perinteisen kouluttamisen tueksi kaivataan ihmislähtöistä otetta ja kohderyhmien tarpeiden ymmärrystä. Liiketoimintamuotoilun metodein henkilökuntaa voidaan kannustaa hiljaisen tiedon jakamiseen, vertaisoppimiseen ja yhteisen tulevaisuustiedon ja toimintatapojen luomiseen.

10. Muutoksen johtaminen

Tieto-ohjautuvan kulttuurin edistäminen vaatii, että jokainen työntekijä hahmottaa, minkä täytyy muuttua omassa arjessa ja millaisissa hetkissä tiedolla johtamista tulisi soveltaa. On tärkeää pureskella uudet toimintamallit selkeiksi ja käytännönläheisiksi toimenpiteiksi, joita jokaisen on helppo edistää. Liiketoimintamuotoilu on luonteeltaan ketterää ja kokeilevaa kehittämistä, jossa ihmiset ja heidän tarpeensa nostetaan keskiöön. Muutoksen johtamiseen voidaan kehittää prosesseja ja työkaluja, jotka auttavat johtoa vauhdittamaan tieto-ohjautuvaa kulttuuria systemaattisesti eteenpäin. 

Muotoiluosaaminen kytkee liiketoiminnan, teknologian, innovoinnin ja ihmisymmärryksen toisiinsa ja auttaa jäsentämään, miten tietoa voi hyödyntää liiketoiminnan kehittämisessä. Muotoilumenetelmät auttavat tunnistamaan oikeat, ratkaisemisen arvoiset haasteet ja kehittämään niihin ratkaisuja – yhdessä iteroiden. Liiketoimintamuotoilu mahdollistaa ideoiden, työkalujen ja prosessien testaamisen ketterästi. Kokeileva kehittäminen auttaa varmistamaan, että suunnitelmat resonoivat ihmisten arjessa. 

Liiketoimintamuotoilulla voi tukea tieto-ohjautuvan kulttuurin rakentamista, mutta työ itsessään vaatii johdon vahvaa sitoutumista ja roolimallin esimerkkiä.

Tiedolla johtamisen edistäminen ei ole vain teknisten asiantuntijoiden, analytiikkaosaajien tai data-asiantuntijoiden työtä, vaan ylimmän johdon tehtävä.

Datavetoinen kulttuuri edellyttää johdon aktiivista roolia ja panostuksia infrastruktuuriin ja muutoksen ihmislähtöiseen johtamiseen. Onnistumisen edellytyksenä on saada johto puhumaan samaa kieltä ja viestimään tiedolla johtamisen merkityksestä yhtenäisesti.