Tehokas työkalu ei riitä – onnistunut IT-hanke huomioi ihmiset

Uuden IT-järjestelmän käyttöönottoa tai muuta isoa muutosta organisaation työkaluihin käsitellään usein teknologiahankkeena, jossa keskeisintä on uuden järjestelmän toimivuus, tehokkuus ja ylivertaiset ominaisuudet aiempaan verrattuna. Hyväkään työkalu ei kuitenkaan ratkaise yhtään ongelmaa edeltäjiään paremmin, mikäli työntekijät eivät käytä sitä optimaalisella tavalla – tai ollenkaan. Järjestelmäuudistukset ja muut IT-hankkeet tulisikin nähdä muutoshankkeina, joissa työntekijäkokemus, toimintatavat ja tekemisen kulttuuri väkisinkin muuttuvat, johdimme muutosta sitten tietoisesti tai emme.

Järjestelmäuudistus - uhka vai mahdollisuus?

Työntekijäkokemus voidaan jakaa viiteen osa-alueeseen: työympäristöön, työn tekemiseen, vuorovaikutukseen, hyvinvointiin ja kehittymiseen. Työympäristö, joka sisältää niin fyysisen ympäristön, ilmapiirin kuin käytössä olevat ohjelmistot ja teknologian, muodostaa työntekijäkokemuksen perustan. Arjen sujuvuuteen ja motivaatioon vaikuttavat työntekijän päivittäiset työtehtävät sekä niiden suorittamistapa ja organisaation prosessit. Vahva organisaatiokulttuuri ja luottamus, työn ja vapaa-ajan tasapaino sekä mahdollisuus oppimiseen ja kehittymiseen vahvistavat osaltaan hyvää työntekijäkokemusta.

Järjestelmäuudistuksilla on suora vaikutus sekä työympäristöön että työn tekemiseen, minkä lisäksi työntekijäkokemukseen voidaan vaikuttaa esimerkiksi hankkeeseen liittyvällä viestinnällä, työntekijöiden osallistamisella ja odotustenhallinnalla. Vanhan järjestelmän uusiminen tai uuden työkalun käyttöönotto voi parhaimmillaan tarjota mahdollisuuden organisaation prosessien, toimintatapojen ja työkulttuurin kriittiseenkin arviointiin, päivittämiseen ja sujuvoittamiseen sen sijaan, että uusi työkalu yritetään ujuttaa osaksi vanhoja käytäntöjä, joiden merkityksestä kukaan ei enää ole varma. Hyvin hoidettu järjestelmähanke voi parantaa työntekijäkokemusta huomattavasti, kun taas hätäinen, teknologiakeskeinen uudistus voi jäädä hiertämään työyhteisössä pitkäksi aikaa.

Digitaalinen työntekijäkokemus

Digitaalinen työntekijäkokemus (DEX) on työntekijäkokemuksen osa, joka kuvaa sitä, miten työntekijät käyttävät organisaation tarjoamia digitaalisia työvälineitä. Digitaaliseen työntekijäkokemukseen vaikuttavat esimerkiksi projektinhallintaan, kommunikaatioon, oppimiseen ja hallinnolliseen työhön liittyvät teknologiat. Ihmiset ovat vapaa-ajallaan tottuneet hyödyntämään tehokkaita, intuitiivisia ja viihdyttäviä teknologiaratkaisuja, jotka muovaavat odotuksia myös työpaikan digitaalisen ympäristön suhteen.

Hyvään digitaaliseen työntekijäkokemukseen ei riitä työkalujen saatavilla oleminen, vaan työkalujen tulee myös tarjota hyvä käyttökokemus, toimia saumattomasti yhteen ja muovautua työntekijöiden henkilökohtaisiin tarpeisiin, minkä lisäksi työkalujen käyttöön tulee olla saatavilla riittävästi perehdytystä. Järjestelmien suorituskyvyllä, nopeudella ja luotettavuudella voidaan vaikuttaa vain osittain digitaaliseen työntekijäkokemukseen, joten järjestelmiä uusittaessa tulee teknologisen kyvykkyyden lisäksi huomioida myös muut, inhimillisemmät tekijät.

Digitaalisen työntekijäkokemuksen kehittäminen on prosessi, johon liittyy myös haasteita. Oikeiden työkalujen löytäminen, kehitystyön resursointi ja niin johdon kuin työntekijöiden sitouttaminen muutokseen ei aina ole helppoa. Onnistunut digitaalinen työntekijäkokemus vaikuttaa positiivisesti niin työntekijöiden sitoutumiseen, tuottavuuteen, taloudelliseen kannattavuuteen kuin asiakaskokemukseen, joten siihen panostaminen on järkevää mahdollisista haasteista huolimatta.

Vinkit onnistuneeseen digihankkeeseen

1. Huomioi ihmisten tarpeet, odotukset ja tunteet.
2. Määritä selkeät tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista.
3. Kommunikoi avoimesti ja ajoissa.

Työkalujen on tarkoitus palvella ihmisiä eikä toisinpäin, joten työntekijöiden tarpeiden, kipupisteiden ja nykyisen kokemuksen ymmärtäminen on keskiössä järjestelmiä kehitettäessä. Muotoiluajattelu tarjoaa luontaisesti ihmiskeskeisen viitekehyksen myös IT-hankkeisiin, ja pienilläkin panostuksilla on mahdollisuus saavuttaa suuria hyötyjä.