Toimiva teknologia vahvistaa tasa-arvoa hybridityössä

Kun toimistojen ovet aukesivat ja ihmiset toivotettiin tervetulleiksi taas takaisin työpisteilleen, heräsi kysymys miksi palata. Mikä tekee toimistostamme sellaisen työympäristön, että sinne kannattaa mennä? Miksi mennä paikan päälle, jos se tarkoittaa käytännössä kokouksesta toiseen siirtymistä – samaa minkä voi tehdä kotonakin? Asiantuntijaorganisaatioissa tunnistettiin nopeasti, että paluuta entiseen ei ole, vaan hybridi on uusi normaali.

Lähityölle rakennetut toimitilat muuttuvat kulttuuria vahvistaviksi kohtaamisympäristöiksi

Hybridityöskentelyyn siirtyminen on helpommin sanottu kuin tehty. Monella työpaikalla on tuotu hybridimalli ympäristöön, joka on rakennettu lähityölle: isoja neuvotteluhuoneita, joissa yksi ihminen istuu omalla läppärillä tunnista toiseen ja avokonttoreita, joissa paikalle saapuneet tietotyöläiset istuvat kuulokkeet päässään koneillaan.

Oman taustani kautta tarkastelen ilmiötä teknologian näkökulmasta. Hybridityöympäristön rakentamiseen on pääsääntöisesti kaksi tietä. Ensimmäisessä muutosta hivutetaan vähän kerrallaan; tuunataan yksi neukkari etäkokouksille, striimataan livetilaisuus etäosallistujille. Toisessa mallissa luodaan uusi työympäristö. Ensin kartoitetaan nykytila ja sen jälkeen selvitetään, millaiset tarpeet toimivalle työympäristölle ovat. Sitten etsitään teknologiset ratkaisut, joilla toimiva hybridityöympäristö rakennetaan tarpeista ponnistaen.

Sen lisäksi, että hybridityöympäristö on toimiva, se voi olla nykyaikaisella teknologialla toteutettuna myös vetovoimainen. Vetovoimaa luodaan esimerkiksi rakentamalla parhaat mahdolliset olosuhteet erilaisille työtilanteille ja työn rytmitykselle. Työympäristöstä tulee niin houkutteleva, että paatuneinkin etäilijä vaihtaa mielellään kodin tai mökin toimistoon sen ollessa tarkoituksenmukaista.

Korostan, että mielestäni asiantuntijatyössä hybridimalleihin siirtyminen on pysyvä muutos ja työn tekemisen paikan valinnan on hyvä olla sovituissa rajoissa työntekijän omassa vallassa. Työpaikka tai etätyöpiste valitaan jatkossa sen mukaan, mikä omalle työlle on hyvinvoinnin, tuotteliaisuuden ja työtapojen kannalta sopivin. Siksi arjen etätyön ja lähityön välillä tulee olla saumatonta. Ne organisaatiot, jotka tässä onnistuvat, houkuttelevat jatkossa parhaan osaamisen ja saavat sitoutuneimmat ammattilaiset.

Moderni toimitila on houkutteleva

Kun vetovoimaista toimitilaa aletaan suunnittelemaan, huomioidaan erilaiset tilatarpeet, kuten esimerkiksi työpisteet, neuvotteluhuoneet, vetäytymistilat ja hiljaiset tilat, kokoontumistilat sekä studio- ja webinaaritilat. Sen lisäksi voidaan suunnitella tilan käyttötarpeen mukaan työskentelyä tukevat valaistusratkaisut, sekä optimaalinen akustiikka ja peittoääniratkaisut – tai vaikkapa taustamusiikkijärjestelmä ja jopa palauttavia virtuaalisia luontoäänimaisemia. Erilaiset näyttävät LED-pinnat ja infonäyttöratkaisut joustavine julkaisujärjestelmineen voivat tuoda vaikuttavuutta sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Tilojen varausjärjestelmän ja sensoroinnin avulla optimoidaan eri tilojen käyttöä ja tilan turvallisuutta voidaan lisätä esimerkiksi nykyaikaisella pilvipohjaisella kamera- ja kulunvalvonnalla.

Agile Work ja Esa Santamäki ovat kuvanneet hyvin mitä ketterä hybridityömalli tarkoittaa toimitiloille ja yrityksen kulttuurille. Esa vertaa modernia työpaikkaa pieneen kaupunkiin, josta löytyvät erilaiset vyöhykkeet kohtaamisille, palautumiselle ja keskittymiselle.

Toimivat teknologiaratkaisut lisäävät tasa-arvoa hybridityön aikakaudella

Hienoimmissakin teknologiaratkaisuissa on kuitenkin yksi haaste. Joskus tulee se päivä, kun kaikki ei toimikaan, kuten pitäisi. Toimitilojen teknistymisen myötä on fiksua suunnitella ennalta, kuinka silloin toimitaan. Yhä useamman vaihtoehto on palvelumalli, jossa luotettava kumppani huolehtii järjestelmien ylläpidosta ja laitteiden huoltamisesta. Erilaiset käyttöleasing- ja käyttövuokrapalvelumallit mahdollistavat aina toimivan ja tuoreen tekniikan joustavasti ja miellyttävästi, ilman suuria kertainvestointeja.

Oikein suunnitellut tilat ja videoneuvotteluratkaisut tehostavat työskentelyä ja tuovat parhaimmillaan hybridityöskentelyyn tehokkuutta, sujuvuutta ja yhteisöllisyyden tuntua. Huonosti tai puolivillaisesti rakennettu hybridityöympäristö sen sijaan alkaa herkästi jakaa ihmisiä etäilijöihin ja työpaikalla työskenteleviin. Esimerkiksi tilanne, jossa etätyöskentelijät tippuvat linjoilta, eivät kuule läsnäolijoiden puhetta tai näe heidän kasvojaan, aiheuttaa epäreilun asetelman osallistujien kesken. Tämä on riski myös yrityksen työskentelykulttuurin kehittymiselle. Kulttuurin ja yhteisten tavoitteiden toteutumisen kannalta on erittäin tärkeää, että ihmiset ovat samassa paikassa, saman asian äärellä ja poistuvat samanmielisinä. Hyvin suunnitellut työympäristöt ja etätyövälineet mahdollistavat tämän myös hybridityön aikakaudella.

Toimiva työympäristö on kilpailuetu

Toimiva hybridityöympäristö on jatkossa myös valttikortti kilpailtaessa työntekijöistä. Jos voit antaa työntekijälle lupauksen sujuvasta hybridikokoustamisesta, hyvistä etätyömahdollisuuksista ja viihtyisästä nykyaikaisille työskentelytavoille rakennetusta toimistosta, jossa on paikkansa niin keskittymistä vaativalle työskentelylle kuin vapaamuotoisille kohtaamisille, sinulla on käsissäsi voittava resepti. Jos toimisto on samanlainen kuin useimmat olivat ennen vuotta 2020, suosittelen miettimään mahdollistaako se työntekijöillesi parhaan mahdollisen alustan työn tekemiselle.

Kuinka monta työtuntia viikosta säästyisi tuottavalle työlle, mikäli aikaa säästyisi turhilta siirtymisiltä, tilojen etsimiseltä ja ennen kaikkea tekniikan parissa ihmettelyltä, sekä “kuuluuko, kuuluuko?” -kyselyiltä? Puhumattakaan siitä, mikä vaikutus toimivalla teknologialla on ihmisten työvireeseen ja -tunnelmaan. Toimiipa hyvin suunniteltu hybridityömalli ja sitä tukeva teknologia tehokkaasti myös liikematkailun haastajana; pandemiaa edeltäviin matkabudjetteihin ja ympäristöä rasittavaan liikkumiseen ei ole nykyisessä arvopohjaisessa kulttuurissa paluuta.

Suosittelen tekemään hypyn asiakkaan saappaisiin. Todennäköisesti teidänkin yrityksenne haluaa viestiä edelläkävijyyttä ja hommat hoituu -asennetta. Siksi on hyvä pohtia, millainen asiakaskokemus syntyy yhteisissä kohtaamisissa. Viestiikö kokemus luotettavuutta ja toimivuutta – vai katkeilevaa yhteyttä ja särisevää kuuluvuutta? Myös se, millaisen työympäristön olette onnistuneet luomaan organisaationne tärkeimmälle resurssille ja voimavaralle – työntekijöillenne – kertoo oman tarinansa.