Yhdessä ideointi ei aina tuotakaan parasta lopputulosta

Paras lopputulos saadaan, kun kokoonnutaan samaan kokoustilaan heittelemään ideoita. Ihmiset saavat energiaa toisistaan, ideat jalostuvat yhdessä keskustellessa ja lopputuloksena syntyy hyviä kehitysideoita. Tämä käsitys istuu sitkeässä, mutta kaikki työelämässä eivät ajattele samalla tavalla. Myöskään tutkimus ei tue ajatusta siitä, että parhaat innovaatiot syntyvät samassa neuvotteluhuoneessa.

Samaan tilaan yhteen keräännyttäessä jotkut ovat helposti enemmän äänessä ja toiset jäävät hiljaiseksi. Äänekkäiden mielipiteet saavat usein enemmän tilaa, ideat ja näkemykset enemmän painoarvoa, kun taas hiljaisten mielipiteet, ideat ja näkemykset eivät ehkä tule lainkaan esille. Olemme myös persoonina erilaisia; yksi ideoi ja ajattelee mielellään ääneen, kun taas toinen pohdiskelee asioita ensin itsekseen ja kertoo niistä vasta sitten muille. Kaiken kukkuraksi olemme myös energian ja vuorokausirytmin suhteen erilaisia. Kun yksi on heti aamusta parhaimmillaan, on toisen ajattelu kirkkaimmillaan vasta iltapäivällä. Tutkimukset ovat lisäksi osoittaneet, että ideoidessamme yhdessä sensuroimme itseämme enemmän.

Eräs kokenut johtaja kertoi minulle tarinan entisestä tiimistään, jonka tehtävänä oli tehdä tuotekehitystä. Uusi tuote oli saatu tuotantoon, kun yhtäkkiä huomattiin yhden osan pettävän jokaisessa tuotteessa. Asialle oli tehtävä äkkiä jotakin. Johtaja sanoi tiimille odottavansa heiltä seuraavaan päivään mennessä sataa ideaa miten ongelma voidaan ratkaista. Tästä sisuuntuneena yksi tiimin insinööreistä oli yön aikana listannut nuo pyydetyt sata ideaa. 

Normaalitilanteessa yksikään tiimi ei saa kasaan sataa ideaa, sillä tyypillisesti ryhmätilanteessa ideoita lähdetään arvioimaan nopeammin ja ehkä testaamaankin. Tämän mainitun johtajan tilanteessa tiimillä oli kuitenkin runsaasti vaihtoehtoisia ratkaisuja tarjolla, joista heidän oli mahdollista suoraan hylätä epätodennäköisimmät, poimia toteuttamiskelpoisimmat sekä alkaa testaamaan niitä käytännössä.

Enemmän luovuutta itsenäisellä työskentelyllä

Laaja tutkimusaineisto on osoittanut, että luovuus vähenee jyrkästi ryhmän koon kasvaessa. Tutkimustiedon perusteella nähdään myös, että kollegoiden ideoihin suhtaudutaan kriittisemmin kuin vieraiden, esimerkiksi kilpailijoiden, ideoihin.

Ideoiden keräämisvaiheessa onkin hyödyllistä työskennellä itsenäisesti ja mahdollisuuksien salliessa eriaikaisesti. Kun ajatuksia ei tarvitse ideoidessa esittää muille, voi yksilö vapaammin listata kaikki mahdolliset ajatukset sensuroimatta niitä liikaa. Vielä laadukkaampia ideoita saadaan, mikäli ideat kerätään nimettöminä esimerkiksi virtuaaliselle valkotaululle tai kyselylomakkeella. Anonyymi ideointi vähentää tarvetta pohtia, miten muut suhtautuvat ideoihin.

Paljon luovuutta tutkinut professori Leigh Thompson puhuukin paljon brainwritingin hyödyistä brainstormingin sijaan. Käytän brainwriting-termistä suomennosta hiljainen työskentely. Ihanteellisimmillaan hiljaista työskentelyä voi tehdä itsenäisesti omien aikataulujensa puitteissa, jolloin ideointia varten voi halutessaan ensin haudutella asiaa tai kirjata ideat siltä istumalta ylös. 

Yllättävän monet organisaatiot ovat kuitenkin ajautuneet työskentelytahtiin, jossa itsenäisesti suoritettavat työvaiheet jätetään tekemättä ja tullaan paikalle vain kalenteriin varattuihin palavereihin. Hiljaisen työskentelyn voikin toteuttaa myös etäkokouksen alussa ennen keskustelua ideoista. Tällöin tehtävänannon jälkeen varataan esimerkiksi kymmenen minuuttia ideoiden kirjaamiselle työpohjaan tai valkotaululle ja vasta sen jälkeen arvioidaan ja keskustellaan niistä.

Etätyö ei tapa luovuutta

Tutkijat ovat sitä mieltä, että etäisyyden lisääntyminen ei vähennä luovuutta, vaan voi jopa lisätä sitä. Kokemus siitä, että ideointi ja kehittäminen eivät onnistu etänä, on työyhteisöissä kuitenkin vahva. Kokemus johtuu yleensä siitä, että etätyöhön siirryttäessä on toimistolla tapahtuvat asiat vain siirretty verkkoon. Verkkoympäristössä asioita ei kuitenkaan kannata tehdä samalla tavalla. Digitaaliset työvälineet ja sovellukset mahdollistavat usein asioiden tekemisen paljon tehokkaammin ja jopa toimivammin, mutta liian harvoin pysähdymme pohtimaan, miten välineitä kannattaisi käyttää.

Koronan loppuvaiheessa tuttu asiantuntija oli yhteydessä ja kysyi näkemystäni etätyön vaikutuksesta luovuuteen ja kehittämiseen. Yrityksen johto oli todennut, että innovointi oli kärsinyt etätyöaikana, koska enää ei kohdata kahviautomaatilla ja sen takia hybridityöhön kaavailtiin paljon läsnäoloa toimistolla. Kyseinen asiantuntija oli itse mukana yrityksen innovointitoiminnassa ja otti asiakseen tarkistaa oliko aloitteiden ja keksintöjen määrä muuttunut parin edeltävän vuoden aikana. Raportin mukaan minkäänlaista muutosta ei ollut: aloitteita ja keksintöjä tehtiin yhtä paljon etätyöskelyn aikana kuin ennen sitä.

Tosiasia on, että etätyö kuitenkin vaikuttaa vapaamuotoisen vuorovaikutuksen ilmenemiseen. Riskinä on, että etätyössä vapaamuotoinen jutustelu jää pois ja vuorovaikutukseen varattu aika käytetään työasioiden käsittelyyn. Kokousten määrä on etätyön lisääntymisen myötä lisääntynyt merkittävästi ja sitä perustellaan tarpeella keskustella ja tehdä yhteistyötä. Kuitenkin useissa eri tutkimuksissa on todettu, että kokoukset koetaan turhiksi ja ne vievät liikaa aikaa tuottavalta työltä. Eräässä tutkimuksessa selvitettiinkin kokousten vähentämisen vaikutusta muun muassa vuorovaikutuksen ja yhteistyön määrään ja mielenkiintoisesti mitä enemmän kokouksia vähennettiin sitä enemmän työntekijöillä oli vuorovaikutusta ja yhteistyötä muiden kanssa. Etätyö ei tapakaan luovuutta ja innovaatioita, vaan huonot toimintatavat.

Luovasta työskentelystä tulee rakentaa prosessi

Luovuutta ei voi kuitenkaan jättää satunnaisten kahviautomaatilla tapahtuvien kohtaamisten varaan, vaan luovasta työskentelystä tulee rakentaa prosessi. Tämä lienee monille luovalla alalla toimiville yrityksille itsestäänselvyys. Yleisesti ottaen yrityksissä kuitenkin ajatellaan ideoiden ja luovuuden tapahtuvan käytävillä ja kahvinjuonnin ympärillä. Toki ideoita ja innovaatioita syntyy näinkin, mutta on silti harha, että käytäväkeskustelut olisivat ehdoton edellytys luovuudelle.

Monipaikkaisen työn lisääntyessä luovuuteen saadaan monipuolisemmin ulottuvuuksia. Voidaan osallistaa ideoiden ja ajatusten keräämiseen paljon suurempi joukko ihmisiä, joita pienempi ryhmä sitten työstää edelleen. Osallistamalla isompaa joukkoa ideointiin, saadaan erilaisia ideoita eri puolilta organisaatiota – tai jopa asiakkailta. Etänä tehtävään ideointiin voidaan myös helpommin ja ajankäytöllisesti tehokkaammin osallistaa ihmisiä organisaation eri yksiköistä maantieteellisestä sijainnista riippumatta.

Siksi onkin hyvä kehittää käytäntöjä, jotka mahdollistavat ideoinnin ja kehittämisen etänä. Korona-ajan etätyö pakotti kehittämisvastuussa olevat miettimään, miten työpajat vedetään etänä. Siten hyviä käytäntöjä innovaatiotoimintaan onkin varmasti jo syntynyt. Prosesseja kannattaa kuitenkin jalostaa edelleen, koska tottumuksemme ja osaamisemme tehdä asioita etänä sekä hyödyntää soveltuvia digitaalisia välineitä kehittyvät. Ja tutkimuksen valossa hyödyt ovat melko kiistattomia.

Kehittämiseen ja innovointiin kannattaakin rakentaa kulloiseenkin tilanteeseen sopiva prosessi, jossa on mukana sekä itsenäistä työskentelyä että yhteistä keskustelua.

Tarvittaessa näitä vaiheita toistetaan useamman kerran. Se, mitä halutaan saada aikaan, määrittää paljon. Siksi kannattaakin aina lähteä liikkeelle halutusta lopputulemasta ja suunnitella prosessin vaiheet sen mukaan. Prosessi voi sisältää paljon enemmän itsenäisiä työvaiheita kuin usein ajattelemmekaan, sillä ideointivaiheen lisäksi myös ideoiden seulontaa, arviointia ja valintaa voidaan tehdä yllättävän pitkälle asynkronisesti.

Vaikka yhdessä ideointi ei tuotakaan parasta lopputulosta, syntyy kuitenkin parhaat innovaatiot yhteisen kehittämisen tuloksena. Yhteinen tekeminen vain edellyttää paljon vähemmän samanaikaista yhdessä tekemistä, kuin mihin olemme työelämässä tottuneet.